يقوم القسم باستلام محتوى وليس عناوين لأبحاث الترقية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس وذلك على قرص واحد مدمج على أن  يحضر عضو هيئة التدريس لتسليم الأبحاث  ومعه أصل الابحاث للاطلاع عليها ومطابقتها مع القرص المدمج ثم يعاد إليه أصل الأبحاث مرة أخرى.

      وقبل الحضور إلى المكتبة المركزية وبناء على قرار لجنة المكتبات الجامعية المنعقدة بتاريخ 21/5/2013 يحتم على عضو هيئة التدريس تحميل وطباعة نموذج الافادة  وذلك لاستيفاء البيانات الخاصة بالعضو بالإضافة إلى عناوين الأبحاث التى أجازت ترقيته وذلك بلغة الأبحاث بمعنى أنه إذا كانت الأبحاث باللغة الإنجليزية يتم كتابة عناوين الأبحاث باللغة الإنجليزية وهكذا ، على أن تكون طباعة واستيفاء بيانات الإفادة بالكمبيوتر وليس بخط اليد وذلك من أصل وصورة يتم إجراء التوقيعات على الأصل واعتماده من قبل إدارة المكتبة المركزية يتسلمه العضو والصورة للتوقيع عليها من قبل العضو بما يفيد أنه قد تسلم أصل الإفادة.

       وبناء على تعليمات الاستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث يتم الالتزام بالنموذج المرفق بالموقع والذى يحتوى على اسم البحث وتاريخ النشر ومكان النشر وكذلك إن كان البحث فردى أو مشترك .